ファイルメニューの「データを開く」とはなんですか？
データを複数作った場合、たとえば1年間運用して「データ更新」した場合、データは「前期データ」と「今期データ」の2つできます。その他にも「本社データ」と「支店データ」などのようにデータを複数作ることがあります。
「データを開く（データ変更）」はそうした場合に「現在データを選択する」機能です。
データが一つだけの会社様には、必要のない機能ですが、将来的にデータが増えた場合には、このメニューを使って、「現在データ」を変更してください。
この機能はいくら権限を下げられても最低限の機能なので、必ず表示されます。